Alfresco bietet im Standard keine Unterstüzung für eine Automatisierung der Ablage. Das ecm4u Filing Modul schließt diese Lücke, indem es dem Nutzer eine einfache Konfiguration bietet, mit der ein einheitlicher Ablageplan definiert werden kann. Dieser Ablageplan kann vollständig ohne Programmierkenntnisse festgelegt werden.
Dabei können die individuellen Erwartungen der Nutzer an eine Ablage berücksichtigt werden, indem ein Dokument an mehreren, unterschiedlichen Orten abgelegt wird. Da die mehrfache Ablage mithilfe der ecm4u Smart Links umgesetzt wird, sind echte Kopien und damit einhergehende Nachteile, wie etwa erhöhter Speicherbedarf und unterschiedliche Dokumentversionen, kein Problem.
Funktionsweise
Im Ablageplan werden unterschiedliche Ablageregeln festgelegt. Diese Regeln können für unterschiedliche Kombinationen aus Typ, Aspekten und Eigenschaften eines Dokuments gelten. Jede Regel legt einen primären Ablagepfad für das Dokument fest. Zusätzlich können weitere, optionale Ablagepfade definiert werden. In diesen optionalen Verzeichnissen werden virtuelle Kopien mithilfe des ecm4u Smart Links Moduls abgelegt.
Sämtliche Pfade können entweder statisch festgelegt oder dynamisch mithilfe von Platzhaltern aufgebaut werden. So entstehen rein basierend auf den Metadaten eines Dokuments einheitliche Ablagestrukturen. Wird ein Teil des Ablagepfades in mehreren Regeln oder Ablagepfaden benötigt, kann dieser als Segment herausgelöst und wiederverwendet werden. Mithilfe dieser Segmente können optional auch Eigenschaften an den zugehörigen Verzeichnissen gesetzt werden.
Als Platzhalter stehen mehrere Optionen zur Verfügung:
- Dokumenteigenschaften: Einfügen einer bestimmten Eigenschaft des Dokuments.
- Segmente: Referenziert einen selbst konfigurierten Teil eines Ablagepfads.
- Skripte: Einfügen des Rückgabewerts eines JavaScript Skripts.
- Extern: Beim Einsatz der ecm4u Smart-BCS Platform können Daten aus externen Systemen eingefügt werden.
Integration anderer Module
- Folder Cover Templates: Eine Filing-Regel kann auch an Ordnern Folder Cover Templates bestimmen, die automatisch aktiviert werden indem eine entsprechende Eigenschaft gesetzt wird. Die Ablage wird für den Anwender damit noch übersichtlicher!
- Smart-BCS Platform: Beim Einsatz der ecm4u Smart-BCS Platform können Daten aus externen Systemen ohne Skripting als Platzhalter in den Ablagepfaden genutzt werden. Somit stützt sich die Ablage nicht nur auf existierende Metadaten in Alfresco, sondern Daten aller verknüpften, externen Systeme!
Key Facts
- Einheitliche Ablage von Dokumenten
- Keine Programmierkenntnisse notwendig
- Vollständig automatisiert, keine manuellen Eingriffe notwendig
- Zeitersparnis beim Ablegen und Finden von Dokumenten
- Optimal in Zusammenarbeit mit Smart Links, Folder Cover Templates und der Smart-BCS Platform.
Lizenz
Die Lizenz gestattet die Installation auf einem produktiven Alfresco-Repository mit bis zu 2.000 registrierten Usern, einem Standby-, Test- und Entwicklungssystem.
Wartung und Support
Der Kaufpreis enthält ein Jahr Softwarewartung (Updates) und Support auf das Modul über den ecm4u Support. Nach Ablauf eines Jahres werden hierfür 20% des Listenpreises pro Jahr berechnet. Details finden Sie in den AGB der ecm4u GmbH, die vor dem Kauf der Software in Ihrem Warenkorb angezeigt werden.
Testversion
Wenn Sie gerne das Modul testen wollen: Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!